簡単に使える「ゆうメール」

こんにちは。寝違えてしまい、文字どおり首が回らない状態の荒井崇志です。
新型コロナウィルスの影響で、休業や自粛をせざるを得なくなったお店やイベントはたくさんあります。百貨店、飲食店、ジム、プロ野球、コンサート・・・枚挙に暇がありません。一方で、繫忙期もしかしたらそれ以上に忙しくなった業態もありますね。ネット通販やオンライン配信など、非対面で完結している業態はキャパがいっぱいいっぱいでした。
そのひとつに、「郵便」があります。例のアベノマスクも特別定額給付金の申請用紙も、配達はすべて郵便で行っています。余談になりますが、5GだIoTだと言ったところで、多くの人が使えるようになって初めて日本はIT先進国だといえるんじゃないでしょうか。現状は、むしろ逆でIT後進国と言わざるを得ません。

僕自身、対面営業が主な仕事なのですが、人に会えないとなると郵送の機会というのがいつになく増えました。週3回くらいは郵便局に行っていたと思います(笑)こんな時期だから空いてるだろうと思ったら大ハズレで、窓口には連日長蛇の列ができていました。僕と同じように封筒をたくさん抱えた人もいれば、離れて暮らす家族にマスクや食べ物を送ってあげる人もいて、とにかく局員さんたちはその対応に追われてたのが印象的でした。

目次

はじめに

さて、今日の本題です。
僕はいつも、日本の「郵便」というシステムってすごいよな~と感心しています。だって、切手一枚で全国津々浦々に手紙やパンフレットなどを届けてくれるんですよ!地域差はあるにせよ、2-3日あれば全国各地に配達できる。このシステムはすごいと思います。海外だと、「送っても届かないのがあたりまえ」みたいな国がまだまだたくさんありますからね。日本においては、電気・ガス・水道・通信に続き、郵便も立派なインフラの一つですよ。

今日紹介するのは、「ゆうメール」というとてもお得な郵便サービスなんですが、聞いたことあります?個人事業主でこのサービスを利用してないなんて・・・もったいなさすぎます。誰でも利用できるので、この記事を読んでぜひ使い倒してくれたらと思っています。

ゆうメールって何?

ゆうメールは、日本郵便株式会社のサービスメニューのひとつで、印刷物(書籍や雑誌・カタログ等の冊子)や電磁記録媒体(CDやDVD等)を割安な運賃で送付できる、「郵便」に含まれない運送サービスのことです。

主なメリットは以下の3つです。

・厚さ3cm/重さ1kgまでの冊子を含む印刷物やCD・DVD等を、安価に郵送できる
・クーポン券やアンケート用紙、ノベルティ(カレンダーやボールペンなど)の送付も可能
・運賃はまとめて決済できる

親切な郵便局員さんであれば、「ゆうメールというお得なサービスありますよ」と教えてくれるかもしれないですが、あまり見たことがない光景です。がん保険を必死に案内している姿はよく見かけますが・・・苦笑。

ゆうメールを利用する際の注意点

最も気をつけなければいけないのが、「信書」を送ることはできないということ。要するに、特定の相手に向けて作成された内容物は送ったらダメなんです。
例えば、見積書などは△△様のように具体的に人の名前が入るので、ゆうメールでは送れません(同封も不可)。信書を送る時は、普通郵便で送りましょう。
ただし、簡単な挨拶状や送り状であれば、同封することができます。判断に迷う場合は窓口で確認しましょう。

送付物には、切手の代わりにスタンプを押します。スタンプは郵便局で借りることもできますし、自作しても大丈夫です。ただし、自作の場合はサイズの定義があるので、それに注意して作りましょう。

支払いに便利な料金別納と料金後納

「料金別納」は、同一料金の郵便物を同時にまとめて出す際、送付物に郵便切手を貼ることなく料金を一括して納付する制度です。ただし、郵便物を同時に10通以上差し出すことが条件です。
「料金後納」は、1ヶ月の間に差し出した郵便物の料金を、翌月にまとめて払う制度です。料金後納制度を利用するには、郵便物を毎月一定数以上を差し出すのが条件です。また、事前に取り扱い郵便局長の承認を受けることが必要です。

ゆうメールの割引制度を活用する

この割引制度こそが、個人事業主がゆうメールを利用する最大のメリットです。僕の場合、定形外サイズ50g以内であれば103円です(年間500通送付が条件)。通常は120円なので、17円というのは微々たる差のように思うかもしれませんが、発送数が100,200・・・と増えていくと話が違ってきます。毎月のこととなれば、尚更でしょう。サービス内容が同じであれば、1円でも安い方が良いに決まっていますから。

割引制度を利用するには、取り扱いの郵便局で事前に承認を受ける必要があります。送付物と年間の発送数などを伝えるとスムーズです。僕の経験からすると、登録作業は集配局で行っているようですので、ご近所の郵便局では申請を受け付けてくれない場合もあります。その際は、どこの誰に聞けば良いのかを教えてもらい、あらためてそちらに申請しましょう。(この記事の読者賢君には不要な心配かもしれませんが、この辺りの交渉というか情報収集の段階で諦めてしまう人が、どういうわけか一定数いますのでご注意ください)

個人事業主として登録できますので、法人格でなくても大丈夫です。

割引制度適用後の価格は、集配局によって若干差があります。この理由はよくわかりません。2019年10月に消費税率が8%→10%に変更になったタイミングで、ゆうメールの割引金額を改定した局もあれば、以前のままの局もあるようです。単純に改定の登録作業が追いついていないだけかもしれませんが・・・。

ゆうメールを実際に使ってみよう

割引制度の登録が済むと、集配局から「差出票」を2種類送ってきます(依頼すればメールでPDFを送ってくれるかもしれません)。「送付用」と「検査用」に分かれていますが、送付物といっしょにその両方を窓口へ持って行きます。

ゆうメールを出す時は、窓口で送付物のチェックがあります。チェックといっても仰々しいものではなくて、封をしていない状態のモノをひとつだけ渡して、中身を見てもらえばオーケーです。僕の場合、毎月300通くらいのニュースレターを発送していますが、1通だけは封をしない状態で窓口に持って行っています。中身の確認ができ次第、その場で糊付けします。

※差出票の有効期限は1年です。自動更新ではなく手動で更新するようなので、期限が近づいたら集配局から知らせてくれるのか、それともこちらから更新を申し出るのかを登録の段階できっちりと確認しておくと良いです。僕の経験では、集配局が更新の作業をしていなかったことで差出票のQRコードが読み込めなく、発送できなかったことが過去にありました。(実際には普通運賃で一旦こちらが立て替えて、差額を後日返金という形になりました)

まとめ

僕自身、郵便料金なんて会社員時代には全く気にしていなかったし、むしろタダ同然と思っていたフシさえありましたが、今は「経費」としてしっかり認識できています。日本の郵便制度は調べてみると奥が深いんです。発送数が多いほど割引率も大きくなりますから、ぜひご自身でも調べてみてくださいね。

わざわざ運ぶ(持って行く)のではなく、配達は郵便局員さんに任せてしまいましょう。そうすれば、あなたが本来やらなければならない仕事に集中できるようになるんですから。

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